Составляем номенклатуру дел - Statut. Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 2. Поэтому если кто- то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от 1. Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции: — указателя основных направлений деятельности любой организации; — схемы группировки (распределения) исполнительных документов по тематическим комплексам (делам); — базы для индексации документов и дел; — указателя сроков хранения дел; — схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации; — основы для составления описей дел постоянного и временного (свыше 1. Согласно п. 1. 50 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 1.
Номенклатуре дел посвящена глава 1. Инструкции. Кто составляет номенклатуру дел. В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр. В таких организациях, как правило, вопросы делопроизводства и документооборота хорошо отлажены. Данная статья, однако, в большей степени предназначена для организаций, где нет необходимости создавать службу ДОУ как отдельное структурное подразделение или иметь в штате хотя бы одного специалиста соответствующего профиля.
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 133 'Об утверждении Инструкции о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь'. Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и. На основании Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Наличие инструкции по ведению делопроизводства, номенклатуры дел, положений об архиве организации и ее ЦЭК (ЭК); численность работников архива организации и службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ). Учет и обеспечение сохранности документов в архиве организации. Государственный стандарт РБ СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Как внести изменения в должностную инструкцию работника, если она . Эмма Давыдова, Андрей Рыбаков. Ведение делопроизводства по обращениям Правила работы государственных архивов Республики Беларусь Инструкция об организации работы с обращениями граждан в Комитете по.
![Инструкция Ведения Архива Рб Инструкция Ведения Архива Рб](http://belohota.by/upl/an/2016/09/13/148/3w0C2Y800.jpg)
В таких организациях приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который, по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. Ответственным за архив назначается работник, который по своим основным обязанностям связан с документооборотом (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В его должностной инструкции, помимо основных обязанностей, прописываются еще и обязанности ответственного за архив. Указанный работник разрабатывает Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой (архивом по личному составу при гор- , райисполкоме, администрации района) и утверждается руководителем. В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК), которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее трех человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя.
Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 26.03.2004 . ИНСТРУКЦИЯ о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.
В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации, а до того подлежит согласованию с государственной архивной службой. Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступать непосредственно к разработке номенклатуры дел. К выполнению этой задачи привлекаются все работники организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел. Следует также помнить, что номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года. Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются (подшиваются) в дела прошлого года.
Рано или поздно такие дела придется расформировывать (перешивать), что требует больших затрат времени. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, как только начинается деятельность данной организации, а затем — к началу каждого календарного (делопроизводственного) года. Общие требования к составлению номенклатуры дел.
Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная). Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети. Объектом нашего внимания является конкретная номенклатура дел, то есть номенклатура дел конкретной организации. Ее еще называют сводной, так как в больших организациях она составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел строится по структурному либо структурно- функциональному принципу. Поскольку мы определились, что данная статья посвящена составлению номенклатуры дел в небольших организациях, где, как правило, нет устойчивой структуры либо она невелика, то сразу заметим, что номенклатуру дел таких организаций удобнее строить по функциональному принципу, присваиваякаждому разделу соответствующий индекс. Самая простая схема такой номенклатуры может выглядеть следующим образом: 0. Руководство»; 0. 2 — «Кадры»; 0. Бухгалтерия». Составление номенклатуры дел — ответственная задача, требующая вдумчивого отношения к ее выполнению.
Поэтому аналитическая работа, предшествующая подготовке номенклатуры, может и должна вестись в течение всего года. Если структура организации и ее задачи существенно в течение года не изменились, тогда достаточно уточнить действующую номенклатуру и вновь в установленном порядке оформить ее подписание и утверждение. Подготовка качественной номенклатуры дел экономит трудозатраты на ее переработку и составление в последующий год (или даже несколько лет). Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Эти перечнипредставляют собой справочные пособия, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 2. Он устанавливает единые сроки хранения и является обязательными для применения организациями всех организационно- правовых форм и всех форм собственности.
Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с этим документом. Одно из главнейших требований к номенклатуре дел (а в дальнейшем и к формированию документов в дела) заключается в том, что в одно дело включаются документы по ряду объединяющих признаков (номинальному, предметно- вопросному, корреспондентскому и т. Помещать в одно дело документы разной значимости с различными сроками храненияне допускается. Заполнение граф номенклатуры дел. Форма номенклатуры дел организации, приведенная в приложении 1. Инструкции по делопроизводству, включает 5 граф, которые заполняются соответствующим образом. В графе 1 проставляются индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру.
![Инструкция Ведения Архива Рб Инструкция Ведения Архива Рб](https://www.gb.by/sites/default/files/upload/images/table_c_17__2_1.jpg)
В соответствии с Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21 Инструкция по делопроизводству в государственных органах и Лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архив. Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004
Индекс дела в нашем случае будет состоять из установленного индекса раздела номенклатуры и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного раздела. Например, 0. 1–1. Руководство», 1. 2 — на порядковый номер дела. Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение 2 и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом. Индекс дела, указанный в номенклатуре, затем используется при нумерации дел (папок) и регистрации документов.
Инструкция по организации работы архива у мирового судьи Республики Башкортостан (далее по тексту - Инструкция) является нормативным документом, который устанавливает единую систему организации и порядок ведения архива у мирового судьи Республики.
В графу 2 вносятся заголовки (наименования) дел, которые представляют собой краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.).
Неправильно будут озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указывается действие, например «Проверки финансово- хозяйственной деятельности. Все заголовки дел в номенклатуре пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков. Не допускается употребление в заголовках некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.
Заголовки дел в номенклатуре в последующем должны совпадать с их заголовками на обложках соответствующих дел. Вообще же, чтобы заголовки вашей номенклатуры дел были грамотными, не постесняйтесь позаимствовать их из Перечня.
![Инструкция Ведения Архива Рб Инструкция Ведения Архива Рб](https://www.gb.by/sites/default/files/upload/tables/08-2014/14.jpg)
![Инструкция Ведения Архива Рб Инструкция Ведения Архива Рб](http://www.grandars.ru/images/1/review/id/1907/d79c325fa7.jpg)